Was ist eigentlich ein Project Management Office (PMO)?

Das PMI (Project Management Institute) definiert ein Project Management Office wie folgt:

 

"Strategic PMOs enable strategic change in organizations. PMOs vary widely. Some serve as a means to standardize project-related governance processes and facilitate sharing of resources and tools. Others serve as centers of excellence, and still others align project and program work to corporate strategy across an enterprise." (https://www.pmi.org/learning/featured-topics/pmo).

 

Die Aufgaben eines PMO

 

Ein PMO kann organisatorisch eine Reihe verschiedener Aufgaben wahrnehmen. Grundlegend arbeitet ein PMO als feste Abteilung eines Unternehmens kontinuierlich, unabhängig von den Laufzeiten bestimmter Projekte. Die Aufgaben eines PMO gehen von der Entwicklung von internen Projektstandards und deren Schulung bis hin zur Überwachung, aktiven Steuerung von Projekten, dem Mulitprojektmanagement und dem Support von Projektteams.

 

PMO als Entwickler von Projektstandards

 

An einem Ende des Spektrums liegt das PMO als verantwortliche Stelle für standardisierte Vorgehensweisen in Projekten. Das Project Management Office entwickelt und verwaltet eine einheitliche Projektmethodologie und unternehmensweite Projektstandards. Die Abteilungen und Business Units eines Unternehmens greifen auf die Dokumente und Werkzeuge zu, die das PMO zur Verfügung stellt. Dies können Templates für Projektdokumente und Projektpläne, Applikationen und Anwendungen, Schulungsunterlagen und vieles mehr sein.

 

Ziel ist, es Projektteams und Projektleiter zu unterstützen und für eine möglichst durchgängige Vorgehensweise in allen Projekten des Unternehmens oder eines Fachbereiches zu sorgen. Schwerpunkt liegt auf der kontinuierlichen Verbesserung im Projektmanagement durch Lessons Learned und Best Practices. Die Verantwortung für die Projekte und deren Budgets bleibt in den Business Units oder Unternehmensabteilungen. 

 

Unternehmensweites (Multi-)Projektmanagement

 

Am anderen Ende des Spektrums liegt ein PMO, das in das Management der Projekte aktiv eingreift. Das "enterprise project management office (EPMO)" setzt verbindliche Standards für alle Projekte des Unternehmens und zeichnet verantwortlich für das Multiprojekt-Management. Es übernimmt die Zuweisung von Ressourcen und koordiniert Zeitpläne, Budgets und Risiken in allen Phasen der Projekte. Mitarbeiter des PMO überwachen aktiv die Performance laufender Projekte und übernehmen die Kommunikation zwischen Projekten in unterschiedlichen (Funktions-)bereichen von Unternehmen.

 

Die Übergänge zwischen dem PMO als Verwalter von Projektstandards und -templates bis hin zum EPMO als aktivem Player im Multiprojekt-Management und dem Management einzelner Projekte sind fließend. Sie variieren je nach Unternehmensgröße und Reifegrad im Projektmanagement. Die Aufgaben des PMO oder EPMO können unternehmensspezifisch ausgearbeitet werden.

 

PMO als Stellenbezeichnung

 

Häufig erscheint im Deutschen PMO ohne weitere Ergänzung auch als Stellenbezeichnung. Dies mag auf den ersten Blick irreführend sein, da ein "Office" als Stelle ausgeschrieben wird. In angelsächsischen Stellenanzeigen wird dagegen gesucht nach "PMO Manager", "PMO Administrator", "PMO Analyst" oder "Head of PMO". Dies greift den Begriff PMO sprachlich und inhaltlich eindeutig auf und definiert die zu besetzende Stelle genau.

 

Im deutschen Sprachraum wird PMO häufig als Stellenbezeichnung für Mitarbeiter des Project Management Office und als Qualifikations-Anforderung in Stellenanzeigen verwendet. Diese Begrifflichkeit ist im Englischen nicht gebräuchlich. Alternativ wird mit PMO die Funktion des Projektsupports oder der Projektassistenz bezeichnet. Im Rahmen des oben beschriebenen Aufgabenspektrums eines PMO kann dieses tatsächlich Support- und Assistenzaufgaben für Projekte übernehmen. Den Begriff PMO mit Projektassistenz gleichzusetzen, greift jedoch zu kurz.

 

(Bildnachweis:

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