Wie finde ich den richtigen Projektmanager für mein Projekt?

Wenn man sich entschlossen hat, für ein Projekt aus Gründen mangelnder interner Ressourcen oder fehlendem Know-Hows einen externen Projektmanager zu rekrutieren, ist es nicht einfach, die Position richtig zu besetzen.

 

Welche Qualifikationen benötigt der/die externe Projektleiter/in?

 

Um die richtige Person für eine Projektleitungsfunktion zu identifizieren, muss man zunächst das Anforderungsprofil erstellen. Welche Kompetenzen, welches Know-How habe ich im Haus? Welche Kompetenzen möchte ich von extern einkaufen? Wenn ich mir ein klares Bild davon gemacht habe, was der oder die Externe leisten soll, kann ich auf die Suche gehen.

 

Sehr schnell tappt man bei einer schlecht vorbereiteten Suche in die immer wieder gleiche Falle. Für ein internes Entwicklungsprojekt mit der Neueinführung eines Produktes suche ich nach einem Elektrotechnikingenieur. Dabei habe ich mehrere, talentierte Elektrotechnikingenieure, die alles über das Produkt wissen, aber keine freien Kapazitäten für das Projektmanagement haben. Oder noch nicht ausreichend geschult bzw. erfahren sind.

 

Stellen Sie sich die Frage: "Wen suche ich für eine freie Stelle für das Finanzmanagement eines Betriebes, der elektrotechnische Produkte entwickelt, produziert und vertreibt?" Einen Elektrotechnikingenieur? Nein, einen erfahrenen Finanzmanager oder Controller. Auch bei der Besetzung von Stellen im Projektmanagement lohnt sich die Frage, welche Qualifikationen der oder die externe Projektleiter/in haben sollte.

 

Die Chance, den oder die gewünschte/n Kandidaten/in zu finden, erhöht sich deutlich, wenn man Bedarfe frühzeitig identifiziert und mit der Suche beginnt. Gut qualifizierte, freiberuflich tätige Projektleiter/innen stehen aufgrund der Auslastung in der Regel nicht ab sofort zur Verfügung.

 

Wie und wo suchen wir eine/n externe/e Projektleiter/in?

 

Moderne Networking Plattformen wie Xing und LinkedIn sind eine gute Quelle, um nach dem richtigen Qualifikationsprofil in Stichworten zu suchen. In Gruppen oder auf internen Marktplätzen kann man gezielt Suchanfragen stellen. Wenn man das anonym tun möchte, ohne gleich den eigenen Unternehmensnamen zu nennen, kann man hierfür andere Netzwerkmitglieder nutzen.

 

Natürlich gibt es auch das eigene, nicht-virtuelle Netzwerk. Mitarbeiter und Kollegen kennen infrage kommende Personen aus ihrem beruflichen und privaten Umfeld oder kennen jemanden, der jemanden kennt...

 

Schalten wir einen Vermittler ein?

 

Auch professionelle Provider können bei der Suche unterstützen. Hier muss man aber neben dem freiberuflich tätigen Projektleiter auch den wirklich guten Provider aus einer inzwischen großen Zahl von Anbietern heraus filtern. Viele Provider werben mit einem Stamm an vernetzten Freiberuflern. Das ist nicht bei allen Vermittlern tatsächlich der Fall. Freiberufler werden für die zu besetzenden Projekte auf dem Markt gesucht. Nicht ungewöhnlich ist es ebenfalls, dass ein Provider einen weiteren Provider zur Besetzung der Stelle einschaltet.

 

Jedem Einkäufer wird klar, dass die Dienstleistung in dieser Form nicht günstig ist. Man zahlt den Tagessatz des Freiberuflers, zuzüglich eines Aufschlages für den Provider (und für weitere, eingeschaltete Vermittler).

 

Die Suche über Vermittler birgt das Risiko, das Projektanforderungen nicht wirklich verstanden werden. Als Fach- oder Branchenfremde können manche Vermittler das Anforderungsprofil des Projektleiters nicht realistisch beurteilen. Rückfragen zu gewünschten Anforderungen oder Projektinhalten werden nicht schlüssig beantwortet. Vielfach wird mit Schlagworten wie "Lieferantenmanagement", "strategischer Einkauf", "Projekt Controlling" und "Contract Management" gearbeitet. Ungünstig nur, dass jeder etwas anderes darunter verstehen kann.

 

Viele Provider sind jedoch branchen- oder berufsspezifisch gut aufgestellt, verfügen über einen bewährten Stamm an Interim Managern oder nehmen eine persönliche Auswahl bei Neuanfragen vor. Machen Sie sich vorab ein Bild der Leistung des Vermittlers und besprechen Sie das Anforderungsprofil im Detail. Definieren Sie, was Muss-Anforderungen sind und was "nice to have" ist. Arbeiten Sie möglichst nicht mit gängigen Schlagworten, sondern beschreiben Sie die Aufgaben des gesuchten Projektleiters im Detail.

 

Bleiben Sie bei den Muss-Anforderungen vorsichtig. Beim aktuellen Fachkräftemangel wundert man sich gelegentlich, dass Stellenausschreibungen noch immer der Suche nach der "eierlegenden Wollmilchsau" gleichen. Bei gut bezahlten, externen Experten erwartet man ein ideales und hohes Qualifikationsprofil. Da jedoch häufig sehr kurzfristig gesucht wird, ist der Externe, der die gewünschte Kombination an Qualifikationen mitbringt, unter Umständen gerade in einem anderen Projekt.

 

Provider übernehmen die Vorauswahl und Administration des gesamten Recruiting Prozesses. Gerade in mittelständischen Unternehmen mit kleinen Personalabteilungen stellt das eine große Arbeitserleichterung dar. Auftraggeber und Freiberufler müssen sich darüber im Klaren sein, dass die erfolgreich abgeschlossene Vermittlung über die Dauer des Projektes anteilig an jedem Tagessatz vergütet wird.

 

Welche Erfahrungen haben Sie als Auftraggeber oder als freiberuflicher Projektleiter bei Suche, Vermittlung und Projektakquise gemacht?

 

(Bildnachweis: Icons made by Freepik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY)

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